Организация работы с отправляемыми документами

В данном разделе аннотации должны быть определены главные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Аннотации по делопроизводству устанавливается, что:

ответственность за составление и оформление документа в согласовании с установленными в федеральном органе исполнительной власти правилами, также согласование проекта документа с заинтересованными органами Организация работы с отправляемыми документами власти и организациями (наружное согласование) и должностными лицами федерального органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа;

проекты документов федерального органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель инспектирует корректность дизайна документов, корректность Организация работы с отправляемыми документами адресования, наличие нужных виз, приложений, по мере надобности – справок, объяснительных записок, разъясняющих содержание приготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (управляющим подразделения либо его заместителем), по мере надобности работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре Организация работы с отправляемыми документами (копии) документа либо на листе согласования.

Регистрация отправляемых документов

В Аннотации по делопроизводству определяется место, метод, сроки регистрации отправляемых документов. В аннотации устанавливается, что:

документы, подписанные управляющим (заместителем управляющего) федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут Организация работы с отправляемыми документами региться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти);

Служба делопроизводства производит проверку корректности дизайна документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; некорректно оформленные документы ворачиваются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в денек их подписания (утверждения) либо на Организация работы с отправляемыми документами последующий рабочий денек;

сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, применяемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в согласовании Организация работы с отправляемыми документами с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело совместно с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться при помощи штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в согласовании с выделяемыми документопотоками.

Аннотация по делопроизводству устанавливает Организация работы с отправляемыми документами структуру регистрационного номера исходящего документа и применяемые для регистрации классификаторы.

Отправка документов

Аннотация по делопроизводству устанавливает сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов зависимо от вида связи, применяемой для отправки документов.

Аннотация устанавливает, что:

отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной Организация работы с отправляемыми документами власти;

экспедиция инспектирует корректность дизайна исходящих документов, производит сортировку документов по методу отправления (обычная, заказная, интернациональная и др.);

некорректно оформленные документы и корреспонденция неслужебного нрава к отправке не принимаются и ворачиваются в подразделение;

документы подлежат отправке в денек их регистрации либо на последующий рабочий денек;

срочная корреспонденция отчаливает Организация работы с отправляемыми документами сначала;

документы, созданные для отправки дипломатичной почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими муниципальную тайну;

документы, подписанные управляющим либо заместителями управляющего федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Русской Федерации, Правительство Русской Федерации, Аппарат Правительства Русской Федерации, Совет Федерации и Муниципальную Думу, Совет Безопасности Русской Федерации Организация работы с отправляемыми документами, Счетную палату Русской Федерации (дальше - высшие органы гос власти), отправляются фельдъегерской связью;

решение о методе доставки документа другим адресатам, также о необходимости досылки адресату подлинника документа на картонном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи либо электрической почте воспринимает подразделение - исполнитель;

отправляемая по почте корреспонденция проходит Организация работы с отправляемыми документами упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в согласовании с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление цены почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адресок, выкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адресок Организация работы с отправляемыми документами зарубежных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который потом ворачивается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера либо другого лица, обеспечивающего отправку документов;

при помощи средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электрических сообщений, передаваемых по системе междуведомственного (ведомственного) электрического документооборота (см. раздел Организация работы с отправляемыми документами 3.6.);

документы, созданные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в согласовании с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Русской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Русской Федерации, 2005, № 17, ст Организация работы с отправляемыми документами. 1556), документов, созданных для отправки телеграфной связью, в согласовании с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Русской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Русской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557).


organizaciya-sanitarno-gigienicheskogo-rezhima-v-aptekah-metodicheskie-ukazaniya-po-aptechnoj-oznakomitelnoj-praktike.html
organizaciya-sbitovoj-deyatelnosti-predpriyatiya.html
organizaciya-sbora-i-peredachi-informacii-dlya-pa.html